Sinds 27 september 2020 zijn veel organisaties verplicht hun uiteindelijk belanghebbende(n), de UBO, in te schrijven in het UBO-register. Het UBO-register wordt in Nederland beheerd door de Kamer van Koophandel. Organisaties hebben tot uiterlijk 27 maart 2022 de tijd gekregen hun UBO in te schrijven in het UBO-register. Dit betekent dat vrijdag 25 maart 2022 de laatste werkdag is waarop organisaties hun UBO’s tijdig kunnen inschrijven in het UBO-register.
Een UBO is altijd een natuurlijk persoon. Voor het bepalen van de UBO bekijkt u de concernstructuur van bovenaf (u begint bij de bovenste entiteit). De grondslag voor het zijn van UBO bestaat uit de volgende criteria die in onderstaande volgorde moet worden beoordeeld:
1) Aandelen-/eigendomsbelang (direct en indirect) meer dan 25%
2) Stemrecht (direct en indirect) meer dan 25%;
3) Economisch belang meer dan 25%;
4) Feitelijke zeggenschap;
5) Indien geen UBO volgens één van de voormelde criteria aanwezig is dan dient u altijd de pseudo-UBO in te schrijven. Pseudo-UBO’s zijn de statutair bestuurders of partners/vennoten (m.u.v. stille vennoten).
De belangen sub 1 t/m 3 worden geregistreerd in de categorieën: 25-50%, 50-75% en 75-100%. Voor registratie dient u in sommige gevallen bewijsstukken (aandeelhoudersregister, akte van oprichting of andere notariële akten) naar het UBO-register mee te sturen. Na inschrijving van de UBO kunnen de criteria op grond waarvan de UBO is vastgesteld wijzigen. Wijziging vindt bijvoorbeeld plaats bij verkoop of uitgifte van aandelen of vertrek van een statutair directeur. De organisatie dient een wijziging van de UBO zo spoedig mogelijk te registreren in het UBO -register.
Het niet tijdig inschrijven van de UBO’s van uw organisatie in het UBO-register is een overtreding en kan worden bestraft met een boete uit de 4e categorie, dit is per 1-1-2022 een bedrag van € 22.500,-.
Wilt u meer informatie over het UBO-register of hulp bij het bepalen van de UBO’s, binnen uw organisatie neem dan contact op met onze ondernemingsrechtspecialisten, mr. Jan Boogaard en mw. mr. Samantha Saija